Проверьте правильность своих отчетов прямо сейчас!

Проверить взаиморасчеты с подотчетными лицами можно с помощью отчета «Расчеты с подотчетниками». Донастроим его для большей информативности.

Откройте отчет, выставите нужные даты и установите курсор в поле «Сотрудник», далее откройте меню и выберите пункт «Вставить группировку ниже».

В открывшемся окне нужно выбрать «Документ» и нажать на кнопку «Выбрать».

Когда система сформирует отчет обратите внимание на колонку с конечным остатком. Если в этой колонке есть данные, которые содержат и отрицательные и положительные значения, то необходимо провести корректировку.

В правильном варианте колонка с конечным остатком должна быть пустой или содержать только положительные или только отрицательные значения.
Если рассматривать вторую ситуацию, когда сотрудник потратил деньги, а компания должна их вернуть неправильный учет может выглядеть таким образом, как на скриншоте ниже.
А так может выглядеть верный отчет.
В базах наших клиентов мы часто видим, что работа по подотчетным лицам оформляется не корректно. Например, выдается аванс, а в отчетах не указываются документы выдачи.


Или другой пример, когда оформляется авансовый отчет, а при выплате по ранее оформленному авансовому отчету не указывается документ «Авансовый отчет».
Это приводит к тому, что по подотчетным лицам в некоторых базах мы наблюдаем развернутое сальдо по подотчетным лицам, которое приводит к:

• Некорректным данным о чистых активах

• Некорректным показателям по ликвидности

• Некорректным данным в отчетах Долги нам/Долги наши

В данной статье разберемся, как в 1С:УНФ отразить выдачу денег и как сформировать авансовый отчет. Сделаем это на примере сотрудника, которого отправили в командировку, чтобы выполнить работы по одному из договоров.

Выдача денег подотчетному лицу

Для того, чтобы провести операцию в 1С:УНФ необходимо зайти в раздел «Деньги», далее «Расход из кассы».

Далее нажимаем на кнопку «Создать» и в выпадающем списке выбираем «Подотчетнику».
В открывшейся форме заполняем поля данными.
В поле «Касса» необходимо выбрать нужную кассу, из которой будет проведен расход.

В поле «Подотчетник» выбираем сотрудника, которому необходимо выдать деньги.

В поле «Статья» выбираем статью расходов (ДДС). В нашем случае это будет командировка.

В поле «Сумма» ввести ту сумму, которую необходимо выдать.

В поле «Организация» выбрать нужную организацию.

Далее переходим во вкладку «Дополнительно» и заполняем поля.

В поле «Подразделение» выбираем нужное подразделение.

В поле «По документу» проверяем, что внесены данные из документа, удостоверяющего личность подотчетного лица.

Поле заполнения нажмите на кнопку «Провести и закрыть». Запись отобразиться в общем списке «Расход из кассы».

Авансовый отчет

После того, как деньги выданы и потрачены нам необходимо сформировать авансовый отчет. Авансовый отчет – это документ, который подтверждает правильность и правомерность расходования денег сотрудником компании.

Для оформления отчета зайдите в раздел «Деньги», далее «Авансовые отчеты».

Нажмите кнопку «Создать». Далее переходим к заполнению данных в документе. Выбираем нужного сотрудника и организацию. На вкладке «Выданные авансы» нажимаем на кнопку «Подобрать». После этого откроется форма, где в поле «Остаток» будет отображаться документ на основании которого были выданы деньги. Кликните по нему два раза, чтобы добавить в поле «Отобранные» и нажмите на кнопку «Ок».

Документ добавится во вкладку «Выданные авансы». Далее переходим к заполнению вкладок «Запасы», «Услуги» и т.д. Здесь необходимо пояснить, какие вкладки для чего служат.

Вкладка «Запасы». Заполняйте данную вкладку, если сотрудник потратил деньги на материальные ценности, т.е. купил что-либо для нужд компании.

Вкладка «Услуги». Данную вкладку нужно заполнить, если для нужд организации были оплачены какие-либо услуги, например, доставка, замер, ремонт и т.д. Кстати, командировки мы тоже советуем вносить именно в эту вкладку.

Вкладка «Оплаты». Заполняется, если сотрудник взял деньги для последующей их передачи.

Вкладка «Дополнительно». Здесь можно дополнительно указать, например, контрагента.

В нашем случае с командировкой заполняем вкладку «Услуги». Советуем в таком случае заранее создать номенклатуру «Командировочные расходы», их и выбираем. В колонке «Содержание» указываем расходы, например, оплата проезда, гостиницы и т.д., заполняем суммы. Если командировка связана с каким-либо заказом клиента, то указываем его в поле «Заказ покупателя». В этом случае расходы будут учтены в экономике данного заказа.

После того, как данные заполнены нажмите «Провести и закрыть».

Чтобы распечатать документ нажмите на значок принтера и выберите печать авансового отчета.

На основании документа можно создать:

• дополнительные расходы

• заявку на расход денег

• перемещение запасов

• расход из кассы и т.д. полный список можно посмотреть в меню кнопки «Создать на основании».

Если рассматривать вторую ситуацию, когда сотрудник сначала потратил свои деньги, а потом компания возмещает их, то в этом случае сначала создаём Авансовый отчет, а потом расход со счета/из кассы. При таком порядке документов мы должны указать в расходе со счета/из кассы авансовый отчет сотрудника.

Описанные выше ситуации встречаются на нашей практике достаточно часто. Эти и другие ситуации мы разбираем и исправляем в личных консультациях и во время аудита.